火曜の朝、受注入力の担当が休んで、出荷が半日止まる
受注入力や見積の作り方は、たいてい担当ひとりの頭の中です。販売管理ソフト（受注や売上を管理する道具）もそうです。どの画面で何を押すか、客ごとの締め日の例外まで含みます。担当が休むと、代わりに入る社長が画面の前で止まります。
中小企業庁の2025年版中小企業白書が、この状態を調べています。「業務の属人化・ブラックボックス化」と呼んでいます。ブラックボックス化は、中身が見えない状態のことです。防ぐ取組ができている会社は半分ほどです。小さい会社ほど手つかずです。
手順書が必要なのは、全員分かっています。作る時間がなく、作られないんです。この数年、画面録画をAIで手順書にする道具が出てきました。海外のScribeやTangoがそうです。国内ならTeachme Bizやヘルプドッグマニュアルです。
画面録画からAIが手順を起こす。ScribeとTangoは月22〜35ドル
マニュアル（手順書）は、担当が休日に作っていました。画面を1枚ずつ撮り、Word（文書作成ソフト）に貼ります。矢印を引き、文章も書きます。完成した頃には画面が変わり、誰も更新しません。だから作られないんです。
今は、担当がいつも通り作業する画面を録画するだけです。ScribeやTangoは、クリックごとに画面を撮ります。クリックは、マウスで押す操作のことです。手順の文章も自動で起こします。Teachme Bizは、作業の動画に字幕を付けます。手順ごとにも切り分けます。
ヘルプドッグマニュアルは、マニュアル名を入れるだけです。AIが構成から作り、画面録画も同じ画面で撮れます。上位の契約なら翻訳も付きます。外国人の従業員向けの手順書まで出せます。
- 手順は担当ひとりの頭の中
- マニュアルは休日にWordで作る
- 作った頃には画面が変わっている
- いつも通りの作業を画面録画
- AIが画面つきの手順書を起こす
- 画面が変わったら撮り直すだけ
やると、こう変わる。頭の中の手順が、画面つきの手順書になる
担当がいつも通り、受注入力や見積作成をします。その画面を録画し、AIに画面つきの手順書を書かせます。例外を書き足すのは人の仕事です。新人が手順書だけで作業できるかも、人が確かめます。
いくらかかるか。無料枠から月35ドル、国内は月35,000円〜
- 相手
社員6〜50人で、担当1人が何年も仕事を回す会社です。受注入力・見積作成・請求の締めが当てはまります。典型は製造・卸・建設です。販売管理ソフトは入っています。操作を知る人は1人だけ、という状態ですね。
- 売り方と価格
海外なら、ScribeはBasicが無料です。Pro Personalは月35ドル（年払いなら25ドル）です。Tangoは無料枠のあと、Proが月22ドル（年払い）です。
国内で50人に配るなら、次の料金です。ヘルプドッグマニュアルは月35,000円（税別）です。Teachme Bizは月89,800円（50アカウント）です。アカウントは、利用者ごとの登録のことです。
- 必要なもの
画面録画ができるPC（パソコン）が必要です。ブラウザは、ネットを見る道具のことです。拡張は、後から足せる機能のことです。ScribeもTangoも、その拡張で撮れます。道具のアカウントと担当本人の協力も要ります。仕事を取られると感じない説明を、社長が先にしてください。
AIに任せられないのは、5工程のうち2つ
- 1いつも通り作業して録画
- 2画面ごとの手順を起こす
- 3例外を書き足す
- 4別の人が手順書だけでやる
- 5画面が変わったら撮り直す
- AIに任せる線
工程は5つです。①いつも通り作業して録画します。②画面ごとの手順と説明文を起こします。③締め日が違う客などの例外を書き足します。④別の人が手順書だけで一度やって直します。⑤画面が変わったら撮り直します。
AIと道具に任せられるのは①②⑤です。③の例外の追記と④の確認は、人が担当してください。その例外こそ、担当にしか分からない所です。
- 詰まりそうな所
法律面の問題は、お客さんの個人情報です。受注画面の情報を海外の道具に送ってよいか、という点です。商習慣では、担当が口約束で回す例外の多さが問題です。手順書に書ききれないほどあります。
心理面では、手順書の受け取られ方が問題です。「自分を要らなくする紙」と担当が感じてしまいます。「うちは全員分かっている」と言う社長ほど止まります。担当が休んだ日、自分で画面の前に座った時です。
最初の30日
- 1〜7日止まると困る仕事を1つ選んで録画する
- 8〜14日無料枠で手順書の下書きを出す
- 15〜30日別の人が1件入れ、詰まりを担当が足す
属人化防止に取り組む会社51.5%、付加価値の伸び11.4%対5.9%
| 項目 | 値 | 誰の発表か・条件 | 扱い |
|---|---|---|---|
| 属人化の防止に取り組む中小企業 | 51.5% | 中小企業庁（2025年版中小企業白書）。第2-1-18図。帝国データバンク「令和6年度中小企業の経営課題と事業活動に関する調査」、n=24,588。30名以下の会社は46.0% | 第三者の調査 |
| 付加価値額の変化率（中央値） | 取り組む会社11.4%／取り組まない会社5.9% | 中小企業庁（2025年版中小企業白書）。第2-1-22図。属人化防止への取組状況別。2018年と2023年の比較。n=9,032／6,930 | 第三者の調査 |
| Scribe Pro Personal | 月35ドル（年払い25ドル） | Scribe。公式料金ページの表示額。Basicは無料、Pro Teamは1席17ドル（年払い13ドル、5席から） | 公式公表 |
| ヘルプドッグマニュアル LITE | 月35,000円（税別、50人まで） | ヘルプドッグマニュアル（旧トースターチーム）。公式料金ページの表示額。年間契約、初期費用は別途見積 | 公式公表 |
| Teachme Biz エントリー | 月89,800円（50アカウント） | Teachme Biz。公式料金ページの表示額。12か月契約。動画から手順書を起こすAI機能つき | 公式公表 |
出典 2025年版中小企業白書の第2部第1章第2節（HTML版）と、第2-1-18図・19図・22図のExcelデータ、Scribe・Tango・ヘルプドッグマニュアル・Teachme Bizの公式料金ページ、Teachme BizのAI機能ページを2026年9月7日に確認しました。Dojo（テンダ）の料金は公式サイトで非公開のため書いていません。
- 2025年版中小企業白書 第2部第1章第2節「経営の透明性・開放性」www.chusho.meti.go.jp（確認 2026-09-07）
- 第2-1-18図のデータwww.chusho.meti.go.jp（確認 2026-09-07）
- 第2-1-19図のデータwww.chusho.meti.go.jp（確認 2026-09-07）
- 第2-1-22図のデータwww.chusho.meti.go.jp（確認 2026-09-07）
- Scribe の公式料金scribe.com（確認 2026-09-07）
- Tango の公式料金www.tango.ai（確認 2026-09-07）
- ヘルプドッグマニュアル（旧トースターチーム）の公式料金toaster.how（確認 2026-09-07）
- Teachme Biz の公式料金biz.teachme.jp（確認 2026-09-07）
- Teachme AI の機能biz.teachme.jp（確認 2026-09-07）
- Dojo（テンダ）の公式サイトtepss.com（確認 2026-09-07）
これを商売にするなら
買う側は、担当が休んでも仕事が止まりません。引き継ぎも日単位で済みます。中小企業白書の数字は、付加価値額の伸びです。中央値（順に並べた数値の真ん中）で比べています。属人化防止に取り組む会社は11.4%でした。取り組まない会社は5.9%でした。
売る側は、手順書作りの原価（かかる費用）が下がりました。代行は昔からあります。AIが録画から下書きを出す分、人は例外の聞き取りと直しに集中できます。差が出るのは、作る時間がない状態を変えた点です。録画するだけで済みます。道具は月数十ドルです。設定と聞き取りに値段がつきます。
向いている会社
- 受注入力や見積作成を1人が何年も担当している製造・卸・建設
- 担当が休んだ日に出荷や請求が止まった経験がある会社
- 販売管理ソフトが入っていて、画面で完結する仕事が多い会社
向かない会社
- 手順が画面ではなく、現場の勘や電話のやりとりで決まる仕事が中心の会社
- 担当の協力が得られず、録画そのものを嫌がる会社
- 社員3人以下で、全員が全部の仕事を見ている会社
やる価値はあります。録画から手順書の下書きを作る機能は、無料枠でも十分です。大事なのは、担当本人が例外を書き足す時間です。社長が、仕事として認めてください。休日の宿題にした瞬間、また作られなくなります。
自分の会社に当てはめると、どうなるか。
業種と人数を選んで、ひとつだけ答えてください。向き不向きと、その規模の会社での最初の30日が返ってきます。一度選んだ業種と人数は、次の記事でも覚えています。
例：製造・6〜20人の会社で「はい」なら、向き度は高。理由が3行と、その規模での最初の30日が返ります。向かないときは、代わりに効く記事を1本すすめます。