応募が来た翌日の朝、まだ一次返信を送っていない
中途採用（新卒以外を対象にした採用）の話です。応募から連絡まで、何日かかっていますか。求人媒体（求人を載せる場所）に載せます。応募が来たら書類を見て、社内で日程を合わせます。それから連絡する流れは、どこもだいたい同じです。
応募する側は、何社も同時に受けています。待たせている間に、他社の面接が先に決まってしまいます。株式会社ダトラの採用支援サービス「トルー」（採用を助ける仕組み）が調べました。転職経験者にこの待ち時間を聞き、2023年に調査を出しました。
面接の設定が遅いと感じたかを聞いています。遅いと感じた人には、志望度（入社したい気持ち）の変化も聞きました。日本の中小企業では、社長か総務担当が採用も受け持ちます。悪気はなくても手が回らず、返信が後回しになります。この記事は、返信までの時間をAI（人工知能）で詰める話です。
一次返信と日程確定が、人手なしで24時間動くようになった
返信は早い方がいいと、昔から分かっていました。以前は、休日や夜も担当者がメール（電子的な手紙）を見ていました。今回の変化はここです。応募直後にAIが一次返信（最初の返事）を送ります。空いている面接候補日も出します。
応募者が選んだ瞬間に、予定表へ日程を確定します。この流れが、人手なしで24時間動くようになりました。返信の速さを、気合いではなく仕組みで出せます。担当者の頑張りに頼っていた頃との違いです。
- 休日や夜も担当者がメールを見る
- 日程調整はメールの往復で決める
- 返信の速さは気合いで出す
- 応募直後にAIが一次返信を送る
- 候補日を出し選んだ瞬間に確定
- 返信の速さを仕組みで出す
やると、こう変わる。数日待たせが数分に
AIの自動返信（自動で返事を送る機能）を使います。日程調整の仕組みも使います。応募から面接の連絡までを、数日から数分に縮めます。応募者が他社の選考に流れる前に、面接まで進める話です。
いくらかかるか。月9,800円＋1人750円から
- 相手
社員6〜50人で、社長や総務担当が採用も受け持つ会社です。求人媒体には応募が来ています。現場が忙しく、返信が翌日以降になりがちです。小売・飲食・サービス・建設の会社が典型です。
- 売り方と価格
自社で入れるなら、採用管理システムを使います。応募者の情報をまとめる道具のことです。自動返信機能つきで月額9,800円からです（採用係長の公式料金）。日程調整の道具も使います。目安は1人月額750円から（TimeRex の公式料金）です。
外部に設計を任せる場合の相場は、公開情報がありません。そのため、ここでは書きません。
- 必要なもの
要るのは、自動返信機能のある採用管理システムです。日程調整の道具も要ります。Google カレンダー（予定表）なども使います。最初の返信文面と、面接候補日の出し方を決める担当者も要ります。担当者は1人で、社長本人でも構いません。
AIに任せられないのは、6工程のうち3つ
- 1返信文面と候補日を決める
- 2応募直後に一次返信を送る
- 3空いている日程を提示する
- 4前日にリマインドを送る
- 5面接で受け答えをする
- 6合否を判断する
- AIに任せる線
AIには、応募直後の一次返信文の作成と送信を任せられます。空いている日程の提示も任せられます。前日のリマインド（予定を忘れないための連絡）もできます。合否の判断、給与や条件の交渉は任せられません。面接そのものの受け答えも任せられません。
- 詰まりそうな所
詰まりやすいのは、応募者の個人情報をAIに読ませる抵抗感です。求人媒体側の応募情報の形式も、壁になります。情報を自動で受け渡しできるかどうかです。社長の心理も壁になります。長年の電話とメールのやり方を、変えたがらないこともあります。
最初の30日
- 1〜7日今のメールか採用管理の自動返信をオンにする
- 8〜14日応募当日中に一次返信が届く状態にする
- 15〜30日新しい道具の選定はそのあとで検討する
志望度が下がる86.4%と辞退18.5%。2023年の調査
| 項目 | 値 | 誰の発表か・条件 | 扱い |
|---|---|---|---|
| 面接の設定が遅いと感じた応募者 | 73.0% | 株式会社ダトラ（採用支援サービス「トルー」）。2023年3月3〜4日に実施した調査。過去1年以内の転職経験者111名が母数 | 第三者の調査 |
| 遅いと感じた応募者のうち志望度が下がった割合 | 86.4% | 株式会社ダトラ（採用支援サービス「トルー」）。同じ調査。面接の設定を遅いと感じた81名が母数 | 第三者の調査 |
| 面接の設定が早いと志望度が上がる割合 | 75.7% | 株式会社ダトラ（採用支援サービス「トルー」）。同じ調査。過去1年以内の転職経験者への設問 | 第三者の調査 |
| 遅いと感じた応募者のうち選考を辞退した割合 | 18.5% | 株式会社ダトラ（採用支援サービス「トルー」）。同じ調査。面接の設定を遅いと感じた81名が母数 | 第三者の調査 |
出典 株式会社ダトラの採用支援サービス「トルー」が2023年3月3〜4日に実施した調査（過去1年以内の転職経験者111名、うち面接の設定を遅いと感じた81名が母数）をプレスリリース原文で確認した。採用係長と TimeRex の料金は各社の公式サイトを2026年8月30日に確認した。
- 株式会社ダトラ「中途採用の面接実態に関する調査」プレスリリースprtimes.jp（確認 2026-08-30）
- 採用係長（自動返信機能つき採用管理システム）の公式料金saiyo-kakaricho.com（確認 2026-08-30）
- TimeRex（日程調整）の公式サイトtimerex.net（確認 2026-08-30）
これを商売にするなら
買う側の得は、同じ広告費で採用できる人数が増えることです。求人広告は、出しっぱなしでは意味がありません。応募者を面接まで運んで、初めて費用を回収できます。
売る側は、自動返信の文面と日程調整の設定を一度作ります。他の中小企業にもほぼそのまま使い回せるのが得です。設計に数日かかっても、その後は月額の道具代が積み上がります。導入した会社では、採用担当者の残業も減ります。
では、どこで差が生まれるのでしょうか。応募者を待たせる時間は、今まで誰の目にも見えていませんでした。そこです。
向いている会社
- 求人媒体に応募は来るが、返信が翌日以降になりがちな会社
- 社長や総務担当1人で採用対応を回している会社
- 小売・飲食・サービス・建設など、人手不足で急いで採用したい業種
向かない会社
- そもそも応募数が少なく、1件ずつ電話で丁寧に対応できている会社
- 採用が紹介や縁故中心で、公募での応募対応がほぼ発生しない会社
- 道具への抵抗が強く、設定後も運用が続かない会社
条件つきです。返信の速さは、志望度と辞退に直結します。これは、調査結果ではっきりしています。ただ、効果は応募数に比例します。月に数件の応募なら、急いで道具を入れても元は取りにくいです。
自分の会社に当てはめると、どうなるか。
業種と人数を選んで、ひとつだけ答えてください。向き不向きと、その規模の会社での最初の30日が返ってきます。一度選んだ業種と人数は、次の記事でも覚えています。
例：小売・飲食・6〜20人の会社で「はい」なら、向き度は高。理由が3行と、その規模での最初の30日が返ります。向かないときは、代わりに効く記事を1本すすめます。